Onboarding – VOG aanvragen
Geautomatiseerde VOG aanvraag
Een VOG (Verklaring Omtrent het Gedrag) is voor medewerkers en vrijwilligers vaak verplicht of in een aantal functies wenselijk omdat bepaalde risico’s voor de werkgever hiermee verminderen.
Hoog personeelsverloop, veel instroom en de eis in steeds meer branches -zoals onderwijs en kinderopvang- voor een periode herhaling zorgt ervoor dat de HR-afdeling veel tijd kwijt is die op een andere manier besteed kan worden.
Daarom hebben we dit proces geautomatiseerd: onze software verzorgt automatisch de digitale aanvraag bij Dienst Justis voor de medewerker. Nadat de VOG aanvraag is goedgekeurd ontvangt de medewerker de VOG digitaal in Mijnoverheid.nl. De werkgever moet deze controleren en goedkeuren (valideren). Nieuw is dat deze validatie ook digitaal kan gebeuren.
Vraag een vrijblijvende demo aan via info@codex.nl of bel naar 0118 419 669.
- Bespaar tijd
- Koppeling met diverse grote salarispakketten
- Actueel inzicht in de lopende aanvragen
Proces VOG-aanvraag
Voor elke medewerker waar een VOG aanvraag actueel is verzorgt de software automatisch de aanvraag bij Dienst Justis. Nadat de VOG is aangevraagd ziet u dit terug in uw salarisadministratie. Zo weet u altijd wat de actuele status is. Op het moment dat de VOG aanvraag is goedgekeurd, ontvangt uw medewerker hier persoonlijk bericht over. Uw medewerker dient de VOG vervolgens aan te leveren. Met een controle-signaal gaan we na of de medewerker de VOG ook daadwerkelijk aan u als werkgever heeft verstrekt.
Meer weten?
Belangrijk om te weten is dat wij voldoen aan alle eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en ISO 27001 gecertificeerd zijn op informatiebeveiliging.
Wat is Een VOG?
De VOG is een verklaring van goed gedrag. Hieruit blijkt dat het justitiële verleden van een persoon of rechtspersoon geen bezwaar vormt voor vervullen van een specifieke taak of functie waarvoor de VOG is aangevraagd.
Wat wordt er onderzocht bij een VOG aanvraag?
Bij de VOG aanvraag wordt er gekeken naar de relatie tussen het verleden en de functie/baan of stage waarvoor een werkgever de VOG aanvraagt. Dienst Justis doet onderzoek naar het justitiële verleden bij de VOG aanvraag.
Wanneer moet je screenen?
Bij het aannemen van toekomstig personeel heb je als werkgever een grote verantwoordelijkheid bij de beoordeling van de betrouwbaarheid. Als jouw werknemers/toekomstig personeel onbetrouwbaar of onoprecht handelen, kan dat nare gevolgen hebben, Om dit te voorkomen kun je als organisatie de VOG onderdeel maken van het integriteitsbeleid.
Voor alle functies waarbij het belangrijk is dat jouw medewerker betrouwbaar is, raden wij aan een VOG aanvraag te doen. Voorbeelden van functies zijn:
- Managers
- Medewerkers die met financiën en/of goederen werken
- Medewerkers die met kwetsbare groepen werken
- Medewerkers met baan binnen de vitale infrastructuur (ICT, energie, etc.)
- Medewerkers die toegang hebben tot gevoelige informatie
Regels voor de VOG aanvraag
De screening van een sollicitant of werknemer is privacygevoelig. Daarom is het belangrijk dat dit volgens de AVG wetgeving gebeurt. Het is noodzakelijk dat je:
- een legitieme reden hebt voor de screening
- de gegevens die uit de screening zijn gekomen alleen gebruikt voor het doel waarvoor het is aangevraagd
- voldoet aan de informatieplicht
- de gegevens alleen bewaart zolang dat nodig is voor het doel van de screening.
- de gegevens goed beveiligt
VOG aanvraag werkgevers
Als jouw organisatie actief is binnen een sector waarbij de VOG aanvraag verplicht is, kun je als werkgever het risico verminderen bij de aanname van nieuw personeel. Bij organisaties met een hoog personeelsverloop kan dit veel tijd kosten voor de HR afdeling. Speciaal daarvoor hebben wij een tijdbesparende koppeling tussen salarispakketten zoals Visma Raet en Afas enerzijds en Dienst Justis anderzijds. Wij zijn ISO-27001 gecertificeerd en voldoen aan alle eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Wil je ook profiteren van onze tijdbesparende koppeling? Vraag dan een vrijblijvende demonstratie aan via de chatbot of het contactformulier!